Một trong những thay đổi chúng ta đã thấy trong lĩnh vực máy tính trong những năm gần đây là từ phần mềm máy tính để bàn sang ứng dụng web được tải trong trình duyệt, và Google đã ở hàng đầu của xu hướng này: Các công cụ trực tuyến như Google Docs, Gmail, Google Calendar, Google Photos và các ứng dụng khác có thể được truy cập ở bất kỳ đâu, miễn là bạn có một trình duyệt web và kết nối internet.
Không khó để nhận ra tại sao những ứng dụng này rất phổ biến - không cần cài đặt gì cả và không cần ghi nhớ sao lưu dữ liệu. Nếu bạn chuyển sang một máy tính khác hoặc bạn cần làm việc cộng tác với người khác, việc sử dụng các ứng dụng web dễ dàng hơn rất nhiều so với việc làm việc với các tập tin và chương trình được lưu trên ổ cứng cục bộ.
Điểm hạn chế duy nhất của cách làm việc này là cần phải luôn luôn kết nối internet - nhưng thực tế là bộ ứng dụng Google Docs, Sheets và Slides có thể được sử dụng offline, dù chỉ là một phạm vi hạn chế. Bạn vẫn có thể sáng tạo và sản xuất ngay cả khi bạn đang trên một chuyến bay, hoặc trong một căn nhà xa xôi ở rừng, hoặc trong trường hợp mất kết nối internet.
Cài đặt truy cập offline
Bạn cần làm một số công việc chuẩn bị để đảm bảo Docs, Sheets và Slides có thể được truy cập offline: Điều này không chỉ là việc mở các công cụ này trong trình duyệt như bình thường khi không có kết nối internet.Để thực hiện điều này, bạn cần sử dụng trình duyệt Google Chrome hoặc Microsoft Edge (cả hai đều dựa trên mã nguồn Chromium), và bạn cần có đủ không gian trên máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn để lưu trữ các tệp tin cần thiết - mặc dù chúng không chiếm nhiều không gian.
Mở Google Drive và đăng nhập vào tài khoản Google của bạn, nếu cần. Nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc phải), chọn Cài đặt và sau đó chọn mục Tổng quan, và đánh dấu vào tùy chọn "Tạo, mở và chỉnh sửa các tệp tin Google Docs, Sheets và Slides gần đây trên thiết bị này khi không có kết nối internet".
Cài đặt này sẽ áp dụng cho tất cả ba ứng dụng web nhưng không áp dụng cho các thiết bị khác, vì vậy bạn cần kích hoạt nó trên từng máy tính bạn sử dụng một cách riêng biệt. Bạn sẽ thấy một thông báo trên màn hình cho biết đang cấu hình truy cập offline, và sau vài phút nó sẽ sẵn sàng.
Bạn cũng có thể làm cho từng tệp tin có sẵn offline.
Như nhãn cài đặt đã nêu, điều này áp dụng cho các tệp tin gần đây. Bạn cũng có thể đảm bảo rằng một tệp tin có sẵn offline bằng cách nhấp chuột phải vào tệp tin đó trong Google Drive và chọn "Làm cho tệp tin có sẵn offline", hoặc bằng cách nhấp vào biểu tượng mây bên cạnh tiêu đề của tệp tin trong khi tệp đó đang mở trong trình duyệt, và bật truy cập offline từ đó.
Bạn cũng có thể làm cho từng tệp tin có sẵn offline.
Như nhãn cài đặt đã nêu, điều này áp dụng cho các tệp tin gần đây. Bạn cũng có thể đảm bảo rằng một tệp tin có sẵn offline bằng cách nhấp chuột phải vào tệp tin đó trong Google Drive và chọn "Làm cho tệp tin có sẵn offline", hoặc bằng cách nhấp vào biểu tượng mây bên cạnh tiêu đề của tệp tin trong khi tệp đó đang mở trong trình duyệt, và bật truy cập offline từ đó.
Khi bạn mở Google Drive hoặc các trang Docs, Sheets hoặc Slides riêng lẻ trong chế độ offline, các tệp tin không có sẵn sẽ trở nên xám xịt - chúng có thể bao gồm các loại tệp tin khác, chẳng hạn như các tệp nén bạn đã tải lên và các tệp tin thuộc sở hữu của người dùng khác.
Làm việc với tệp tin offline
Khi làm việc offline với Google Docs, Sheets và Slides, bạn sẽ không thấy quá nhiều khác biệt - các công cụ này hoạt động tương đương khi bạn không có kết nối internet như khi bạn có kết nối, nhưng có một số ngoại lệ rõ ràng (ví dụ như bạn không thể tải ảnh từ web). Một số thủ tục sẽ có chút khác biệt khi bạn offline.Ví dụ, nếu bạn tạo một tệp tin mới, bạn cần đặt tên cho nó ngay lập tức (nó sẽ không xuất hiện tự động như một tài liệu, bảng tính hoặc bài thuyết trình chưa có tên). Bạn cũng không thể đổi tên hoặc tải xuống các tệp tin, hoặc di chuyển chúng giữa các thư mục trong tài khoản Google Drive của bạn. Hãy để ý đến chỉ báo trạng thái nhỏ ở bên phải tên tệp tin khi bạn đang làm việc - điều này cho biết khi nào các thay đổi đã được lưu trữ trên máy tính cục bộ (nó sẽ hiển thị biểu tượng máy tính thay vì biểu tượng mây, như khi bạn đang online). Google Docs, Sheets và Slides sẽ lưu tất cả các thay đổi bạn thực hiện khi offline và tự động đồng bộ chúng trở lại phiên bản trực tuyến ngay khi có kết nối internet.
Điều này có thể gây ra hỗn loạn đối với các tệp tin được chia sẻ, vì vậy bạn có thể muốn để chúng không được thay đổi khi bạn offline (hoặc ít nhất là rất cẩn thận trong việc thực hiện thứ tự các chỉnh sửa nếu nhiều người sử dụng sẽ offline).
Truy cập offline trên điện thoại di động Chúng tôi dự đoán rằng bạn sẽ thực hiện hầu hết công việc trên Google Docs, Sheets và Slides thông qua trình duyệt web trên máy tính để bàn thông thường, nhưng truy cập offline cũng mở rộng đến các ứng dụng di động cho các công cụ này, nếu bạn cần thực hiện xem xét và chỉnh sửa khi điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn không có kết nối internet.
Trên ứng dụng Google Drive cho Android hoặc iOS, chạm vào ba chấm bên cạnh tệp tin sau đó chọn "Làm cho tệp tin có sẵn offline" để thực hiện điều đó. Cũng giống như khi bạn sử dụng các ứng dụng riêng lẻ cho Docs, Sheets hoặc Slides, thay vì ứng dụng Google Drive chính - chạm vào ba chấm bên cạnh tệp tin để tìm tùy chọn offline. Bạn cũng có thể đồng bộ tệp tin với điện thoại hoặc máy tính bảng cục bộ khi bạn mở một tài liệu, bảng tính hoặc bài thuyết trình cụ thể. Chạm vào ba chấm ở góc phải trên cùng, sau đó bật công tắc "Có sẵn offline" để lưu tệp tin.
Để xem các tệp tin offline trên điện thoại di động - cho dù bạn đang sử dụng ứng dụng Google Drive, Docs, Sheets hoặc Slides - chạm vào ba đường ngang (ở góc trên cùng bên trái) từ màn hình danh sách tệp chính, sau đó chọn "Offline". Giống như các ứng dụng trên máy tính để bàn, bất kỳ chỉnh sửa nào bạn thực hiện sẽ được đồng bộ trở lại web ngay khi kết nối internet được khôi phục.
-theo lifehacker